Khi soạn giấy mời, giấy khen, giấy báo nhập học…có nội dung giống nhau chỉ khác thông tin người gửi (tên, chức vụ,..), cách làm thủ công là tạo các bạn copy (giấy mời, giấy khen, …) và gõ thông tin từng người một mất nhiều thời gian. Ta có thể làm nhanh hơn như sau:
Bước 1: Chuẩn bị file word nội nội dung giấy mời và một file excel chứa thông tin người nhận
Chúng ta cần điền thông tin tên phụ huynh và tên học sinh từ file excel vào file word.
Bước 2: Sử dụng chức năng tạo thư (mailings) trong word để nhập dữ liệu trong Excel vào Word. Microsoft Word sẽ lấy tên phụ huynh và học sinh trong Excel và nhập vào trong file word ở các trường tương ứng.
– Chọn menu MailingsàSelect RecipientsàUse an Existing List…
– Một cửa sổ hiện ra (Select Data Source), tìm thư mục chứa file excel, chọn file excel chứa thông tin và click vào nút Open. Một cửa sổ khác xuất hiện (Select Table), click chọn OK
Bước 3: Bổ sung dữ liệu từ file excel vào word
– Đặt con trỏ chuột vào vị trí cần bổ sung thông tin. Sau đó vào Insert Merge Field và chọn trường dữ liệu để bổ sung: Có hai trường dữ liệu tương ứng với hai tiêu đề cột trong file excel được tạo ra.
– Bổ sung dữ liệu tên phụ huynh học sinh: Chọn trường Họ_và_tên_Phụ_huynh. Kết quả trường dữ liệu được đặt vào vị trí con trỏ trong file word: << Họ_và_tên_Phụ_huynh>>
– Tương tự bổ sung dữ liệu tên học sinh:
– Sau khi bổ sung trường dữ liệu vào file word, file word hiện thị như sau:
Bước 4: Xem và in giấy mời:
– Để xem trước giấy mời click chọn Preview Results trên thanh Menu:
– Ta sẽ nhìn thấy thông tin dữ liệu được điền vào trường tương ứng
– Sau khi kiểm tra xong, hiện lệnh in hàng loạt như sau: Click vào Finish & Merge trên thanh Menu, chọn Print Documents.
Một cửa sổ xuất hiện với các tùy chọn:
Các tùy chọn:
- All: in tất cả giấy mời
- Current record: In giấy mời hiện tại
- From…to…: Lựa chọn in giấy mời từ trang/giấy mời số …đến trang /giấy mời số…
Sau đó click chọn nút OK, một cửa sổ lệnh in hiện ra và tiến hành in bình thường giống như in một file word:
Kết luận: Mình đã hướng dẫn các bạn cách tạo giấy mời hàng loạt một cách dễ hiểu hy vọng các bạn thấy hữu ích.
